Эффективная система кадрового электронного документооборота (КЭДО) — это не просто архив цифровых документов, а единая экосистема, где все процессы связаны и работают без лишних задержек. Один из ярких примеров — «Битрикс24 КЭДО», которая объединяет инструменты для кадрового учета, коммуникации и автоматизации бэк-офиса. Эта система не только упрощает работу с документами, но и помогает ускорять процессы, снижать бюрократическую нагрузку и повышать прозрачность управления. В статье рассмотрим ее функционал, особенности и преимущества.
«Битрикс24» стал полноценной платформой с корпоративным порталом, HR-сервисами, AI-помощником, проектным офисом и CRM. Важной частью экосистемы выступает «Битрикс24 КЭДО».
Краткий обзор системы
«Битрикс24 КЭДО» — комплексное решение для управления кадровыми документами в цифровом формате. Система позволяет создавать, редактировать и хранить документы в едином пространстве, отслеживать их статус и историю изменений, автоматизировать согласование и подписание.
Одно из ключевых преимуществ системы — значительная экономия ресурсов. Компании не нужно тратить деньги на выпуск электронных подписей для сотрудников, а количество отправляемых на подпись документов не ограничено. Гибкая настройка под любые кадровые процессы идет без доплат за дополнительные модули, а автоматизация снижает нагрузку на HR-службу.
«Битрикс24 КЭДО» легко интегрируется с другими инструментами «Битрикс24», что позволяет выстроить единое цифровое пространство для работы с персоналом.
Кадровые специалисты могут настраивать шаблоны документов, определять правила согласования и устанавливать маршруты отправки. Дополнительно поддерживаются интеграции с внешними сервисами, что расширяет функциональные возможности.
«Битрикс24 КЭДО» можно развернуть в облаке или на локальном сервере, что особенно важно для компаний с повышенными требованиями к безопасности данных. Электронное подписание документов соответствует всем юридическим нормам и поддерживает все виды электронной подписи: простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП).
В системе можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовые договоры. Исключениями являются четыре документа, требующие бумажного оформления по закону: приказ (распоряжение) об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и трудовая книжка, если работник выбрал бумажный формат.
Важные отличия от конкурентов
Быстрый КЭДО
«Битрикс24 КЭДО» уведомляет о новых документах, предотвращая их потерю. Настройка массового подписания возможна как для групп, так и для отдельных сотрудников.
Подписание через «Госключ»
В системе реализовано подписание документов через мобильное приложение «Госключ».
Для этого работодателю надо подключить «Госключ» в качестве провайдера подписания кадровых документов, а сотрудникам — получить сертификат электронной подписи. Это бесплатно и настраивается один раз.
Бесшовная интеграция с 1С
«Битрикс24 КЭДО» обеспечивает удобную интеграцию с 1С — все документы подписываются онлайн и автоматически передаются в 1С, исключая необходимость ручного ввода данных. Это позволяет экономить время и снижает риск ошибок.
Система также поддерживает автоматические заполнение документов данными из 1С, что ускоряет процесс их подготовки.
Кроме того, пользователи могут создавать шаблоны документов для каждой компании. Автоматическая синхронизация расчетных листков и остатков отпусков обеспечивает актуальность данных и облегчает управление кадровыми процессами.
Единая цифровая платформа
Помимо кадровых документов, в «Битрикс24» можно ставить задачи, проводить видеозвонки, общаться в мессенджере, использовать ИИ-помощника и работать в CRM.
Доступность
Доступ к «Битрикс24 КЭДО» предоставляется без дополнительных платежей на тарифах «Энтерпрайз» и «Профессиональный» в облачной версии:
- Разработчик предлагает фиксированную стоимость за компанию, без доплат за каждого сотрудника.
- Отсутствуют затраты на электронные ключи для новых сотрудников.
- Нет тарификации за каждый отправленный документ.
Клиенты «Битрикс24» получают не только кадровый документооборот, но и полный комплект инструментов для совместной работы: корпоративный мессенджер, видеозвонки, управление задачами и проектами, а также умного помощника на базе ИИ для составления писем и анализа видеовстреч.
Функционал
«Битрикс24 КЭДО» предлагает множество функциональных возможностей, упрощающих работу и оптимизирующих процессы управления документами:
Легкость обучения и быстрая регистрация
Интерфейс КЭДО интуитивно понятен, что позволяет новым пользователям быстро освоить систему без необходимости в длительном обучении.
Процесс регистрации новых сотрудников занимает всего несколько минут, что значительно экономит время специалистов по кадрам.
Быстрое и прозрачное подписание документов
«Битрикс24 КЭДО» упрощает и ускоряет процесс подписания документов, снижая затраты времени на согласование и повышая общую эффективность работы. Система автоматически направляет документы нужным сотрудникам, исключая вероятность задержек и упрощая контроль исполнения.
Пользователи могут в любое время проверить статус подписания: система наглядно отображает, кто уже подписал документ, а кто еще нет.
Дополнительно предусмотрена возможность создания чата для обсуждения документа с теми, кто еще не завершил процесс подписания, что помогает оперативно решать вопросы и ускоряет работу с документами.
Быстрый поиск документов в базе
Удобная система поиска позволяет быстро находить необходимые документы по различным критериям.
Настройка прав доступа к документу
«Битрикс24 КЭДО» позволяет гибко настраивать права доступа к документам, обеспечивая безопасность и конфиденциальность информации.
Автоматизация задач
Интегрированный HR-бот помогает автоматизировать рутинные задачи и отправляет напоминания о важных сроках и действиях.
Кроме того, в систему встроены роботы, которые отправляют заранее подготовленные шаблоны документов на подпись. Это значительно ускоряет процесс согласования и подписания документов.
Преимущества системы
Быстрая интеграция с «Госключ»
«Госключ» подключается всего за один день, а добавление нового сотрудника в систему занимает не более трех минут. Это особенно важно для компаний, которым необходимо оперативно предоставить доступ к документообороту и обеспечить быстрое включение сотрудника в работу.
Интуитивный интерфейс
В «Битрикс24 КЭДО» легко разобраться, а ответы на популярные вопросы можно найти в базе сервиса.
Экономия
Нет необходимости в покупке отдельных электронных ключей. Персонализированная подпись доступна через «Госключ».
Универсальность
«Битрикс24 КЭДО» обеспечивает удобную работу с документами, включая взаимодействие с аутсорсерами. Все процессы подписания проходят удаленно, без необходимости личного присутствия.
Если компания уже использует «Битрикс24», подключение КЭДО не требует дополнительного обучения — все инструменты работают в привычном интерфейсе и интегрированы между собой. Уведомления о подписании документов приходят в корпоративный чат, а подписанные файлы автоматически сохраняются в профиле сотрудника, упрощая управление документооборотом.
Безопасность, качество и надежность работы
«Битрикс24» обеспечивает высокий уровень безопасности данных благодаря шифрованию, двухэтапной авторизации и локализации хранения информации в защищенных датацентрах России.
Все соединения защищены SSL-сертификатами, а документы автоматически сохраняются в облачном хранилище с возможностью восстановления в случае потери данных.
Система также использует проактивные меры защиты, такие как веб-аппликационный файрвол, и изоляцию данных пользователей, что гарантирует максимальную конфиденциальность и защиту информации.
Недостатки системы
Подписание задним числом
Нельзя подписать документ задним числом. Однако благодаря увеличению скорости подписания такая потребность возникает реже. Документ доставляется мгновенно, а не за 1,5 месяца, как раньше.
Неприятие в кадровой службе
Кадровые работники могут сопротивляться, если интерфейс сложный. Переход требует усилий на переобучение. Однако большинство HR-специалистов позитивно воспринимает обновление и быстро обучается благодаря простому интерфейсу «Битрикс24 КЭДО».
Вывод
«Битрикс24 КЭДО» — это решение для эффективного управления кадровыми документами. В условиях, когда скорость и точность критически важны, система позволяет минимизировать временные затраты, автоматизировать рутинные процессы и обеспечить надежное хранение всех документов в цифровом формате.