Почему в образовательных организациях не приживаются сложные ВКС-решения, а в ИТ большая нагрузка на мессенджеры? Рассмотрим в статье специфику организации рабочего общения в разных сферах и способы превратить ежедневные планерки, созвоны и переписки в чате в бизнес-инструмент.
В отчете State of Business Communication говорится, что ежедневно в среднем сотрудник коммерческого предприятия тратит 88% от всего рабочего времени на коммуникации. Сюда входят как асинхронное общение: написание сообщений в чатах, электронных писем, работа в планерах и на онлайн-досках, так и синхронное взаимодействие — общение по телефону, видеосвязи и личные встречи.
Эксперты State of Business Communication подсчитали, что при непродуктивном подходе к коммуникациям сотрудники теряют до 7 часов в неделю — почти целый рабочий день. Качество и эргономика общения напрямую влияют на эффективность бизнеса.
Виды корпоративного общения
По направленности корпоративные коммуникации могут быть внешними и внутренними.
Внутренние коммуникации — это взаимодействие между сотрудниками организации. Ежедневно каждый работник десятки и даже сотни раз общается по работе — получает задачи от руководителя, консультируется с коллегами, пишет письмо в соседний отдел, уточняет статус задачи в мессенджере.
Согласно данным State of Business Communication 2024, неэффективные коммуникации способствуют снижению производительности труда.
- 51% испытывает повышенный стресс на работе,
- 31% чувствуют сложности в общении с коллегами,
- 26% срывают дедлайны из-за долгого согласования.
Общение в компании может происходить как онлайн, так и офлайн, вертикально и горизонтально. Вертикальные коммуникации подразумевают встречи с руководством, постановку задач и их согласование, а горизонтальные связывают коллег, занимающих должности одного уровня. Горизонтальные коммуникации помогают ускорить рабочий процесс, распределить ресурсы, решать групповые задачи.
Внешние корпоративные коммуникации помогают взаимодействовать компании с клиентами и партнерами, рассказывать о своих продуктах и услугах. С помощью внешних коммуникаций выстраиваются отношения с клиентами, формируется интерес к деятельности компании, доверие к бренду.
Для грамотной организации внешних коммуникаций на первое место выходит принцип пользы и заботы о собеседнике — неважно, какой канал связи используется: письмо, видеозвонок или рекламное объявление.
Общий принцип для всех видов коммуникаций — удобство, эргономичность, результативность. Минимум времени на поиск инструмента, понятный интерфейс, короткий путь к решению задачи, экономия ресурсов и формирование итогов общения в цифровом виде или на бумаге, чтобы в любой момент можно было к ним вернуться.
Удобно, когда все виды рабочего общения проходят в одном сервисе: можно сфокусироваться на задачах, а не на поиске инструмента. Сервис для коммуникаций Контур.Толк объединяет все решения для эффективного рабочего общения в одном пространстве: видеосвязь, платформа для вебинаров, мессенджер, онлайн-доски и решение для переговорных. Пользователь мгновенно перемещается между инструментами в зависимости от задачи. В чатах Контур.Толка можно уточнить задачу, а если нужно обсудить голосом — в один клик переключиться на онлайн-встречу. Сервис сохранит все, о чем вы договорились: видеозапись, текстовая расшифровка, сообщения из чата, пересылаемые файлы. В любой момент легко вернуться к любой встрече и восстановить ее контекст.
Коммуникации в финансах и банковском секторе: акцент на конфиденциальности
Принципиальное требование к любому взаимодействию в финансовых организациях — обеспечение информационной безопасности. Будь то внутреннее совещание или консультация клиентов — критически важно не допустить утечки данных.
Трафик должен быть зашифрован, а важные онлайн-переговоры защищены дополнительно PIN-кодом или возможностью добавлять участников вручную из зала ожидания. Защиту можно усилить, если установить локальную версию сервиса для коммуникаций на собственном сервере компании. Если речь идет об асинхронном общении, то проблему безопасности решает отдельный корпоративный мессенджер, доступ к которому есть только у сотрудников компании и где можно установить разные уровни доступа к чатам.
Кроме того, в финансовых организациях часто есть:
- запрет на передачу информации во внешний контур,
- запрет на копирование и снимки экранов с перепиской,
- ограничение на передачу файлов определенного вида,
- возможность дистанционного удаления переписки в случае кражи устройства.
Финансовые организации часто имеют распределенную команду, большое количество филиалов в разных точках страны и мира. Это значит, что для отрасли важны стабильность сервиса и качество связи, чтобы подключать к онлайн-встречам большое количество участников с возможностью включить камеру и микрофон и не потерять качество изображения и звука.
Может понадобиться организация гибридных встреч: когда часть аудитории находится в переговорной, а часть подключается онлайн. Такие встречи требуют особого подхода к оборудованию и оснащению переговорных комнат.
Еще один важный сценарий — проведение корпоративных обучений и организация семинаров для клиентов и партнеров. Такие мероприятия собирают большое количество зрителей и требуют наличия интерактивных инструментов — демонстрация экрана, рисование, создание онлайн-доски.
Коммуникации в ритейле, промышленности, e-commerce
В приоритете сферы — мгновенная связь с контрагентами, поставщиками и сотрудниками, удобный интерфейс и интеграция. В ряде отраслей — оборонная промышленность, химическая промышленность, приборостроение, энергетика, добыча полезных ископаемых — могут быть высокие требования к безопасности сервисов и защите информации, как и у финансового сектора.
Многие задачи в отрасли требуют быстрого принятия решения — позвонить коллегам на производство или на склад, продемонстрировать документы или показать что-то по видеосвязи. Такой сценарий требует возможность подключиться к звонку с любого устройства по ссылке, без установки приложений и сложной авторизации.
Сервисы для коммуникаций должны легко встраиваться в инфраструктуру и все бизнес-процессы: прием и адаптация сотрудника, донесение важной информации, согласование документов, планирование и контроль выполнения задач.
Кроме того, важна совместимость с другими решениями: CRM, 1C, почтой и календарем.
Коммуникации в ИТ и технологическом секторе
С помощью сервисов для коммуникаций в ИТ-отрасли объединяют распределенные команды, настраивают процесс адаптации и развития персонала, выстраивают взаимодействие на уровне всей компании, связываются с клиентами, организуют работу техподдержки, проводят вебинары для привлечения клиентов и демонстрации возможностей компании.
Приоритетный сценарий — организация эффективной коммуникации с командами в офисе и на удаленке. Организации проводят большое количество онлайн-встреч: планерки отделов, совещания, созвоны один на один, презентации продуктов, встречи с руководителями, масштабные конференции.
Важное требование к кроссплатформенности решения. Сервис должен полноценно работать как в браузере, так и в приложении. Так, с Толком можно использовать несколько устройств сразу. Например, когда нужно начать диалог в дороге с телефона и продолжить с рабочего ПК.
Помимо сервисов видеосвязи, технологический сектор активно использует сервисы асинхронной коммуникации — мессенджеры, почту, онлайн-доски. Чаты в Контур.Толке позволяют сделать рабочие переписки максимально эффективными, так как сервис создавался специально для корпоративных коммуникаций.
В чатах легко найти коллегу по имени и фамилии, справочник можно просто перенести с помощью SSO. В карточке сотрудника будут указаны его имя и должность. По статусу можно сразу определить, занят ваш собеседник или готов вам помочь. Все диалоги можно отфильтровать по приоритету и темам, чтобы не тратить время на поиск нужного, а важное сообщение не потеряется в большом количестве спама — обсуждение по нему можно вести в отдельном треде. Для каждого сообщения есть отдельный бейдж, сразу понятно, где продолжается общение — в основной ленте чата, в обсуждении или это срочная задача, где упомянули ваше имя или ключевое слово.
Все эти возможности экономят время сотрудников, помогают сделать общение более эффективным.
Коммуникации в сфере образования
Внешние коммуникации — связь с учениками — развита в образовательной сфере больше, хотя и для внутренних требуются свои инструменты. Вузы, онлайн-школы, образовательные центры проводят совещания, ученые советы, научно-практические конференции и другие мероприятия онлайн, офлайн и гибридно.
Два приоритетных сценария в образовательной сфере — проведение онлайн-уроков и лекций. В коммуникации участвуют пользователи с разным уровнем компьютерной грамотности, поэтому главные критерии для сервисов — удобство использования, интуитивно понятный интерфейс и стабильная работа. И преподаватели, и студенты должны легко подключаться к платформе и быстро разбираться в возможностях.
Еще один важный критерий — наличие регулярных ссылок и интеграция с календарем и почтой. Это позволяет экономить время на формировании расписания: мероприятия встраиваются в график, а сервис напоминает о предстоящем онлайн-уроке. Ссылка на класс остается неизменной.
Часто образовательные организации создают собственную базу данных, а значит, нужны записи уроков и их текстовые расшифровки. Для проведения занятий понадобятся интерактивные инструменты: работа с онлайн-досками, демонстрация экрана, рисование, а еще важна интеграция с учебными платформами.
Мессенджеры в образовательной отрасли используют менее активно, чаще диалог создают как канал для важной информации для учеников и публикацию полезных материалов.
Итог
Эффективная корпоративная коммуникация требует понимания специфики каждой отрасли, поскольку задачи и приоритеты могут существенно различаться. Финансовый сектор делает акцент на безопасности, ритейл — на скорости и доступности, IT — на гибкости и сочетании синхронной и асинхронной коммуникаций, образование — на удобстве использования и наличии интерактивных инструментов.
Выбор подходящих инструментов и их адаптация под нужды сотрудников и клиентов помогают быстро и продуктивно решать рабочие задачи, строить доверительные отношения, поддерживают репутацию компании.
16+, Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620, 620144, Екатеринбург, Народной Воли ул., 19А.