Топ-14 приложений для постановки задач сотрудникам

Схема, когда руководитель лично отслеживает все процессы в организации, эффективна не всегда. Специальные приложения для постановки задач сотрудникам частично упрощают эту работу и предоставляют ряд дополнительных возможностей. AMS Software уже много лет использует такое ПО. Рассказываем, в каких случаях автоматизация оправдана и какие приложения можно применять для этого.

Для чего нужна система управления задачами

Софт для постановки задач сотрудникам называется таск-трекером, или таск-менеджером. Благодаря ему рабочий процесс становится четким, структурированным и прозрачным.

Вышестоящий руководитель при помощи автоматических отчетов может контролировать, какую работу выполняют специалисты нижестоящих подразделений и как распределяется нагрузка. Кроме этого, создаются уровни и направления контроля, что, в свою очередь, позволяет заранее пресекать злоупотребления, систематические ошибки и другие проблемы.

Как правильно ставить задачи и дедлайны сотрудникам

Чтобы внедрить приложение для контроля задач сотрудников в работу, недостаточно установить его на смартфон или офисный компьютер. Придется пересмотреть многие внутренние процессы. Для некоторых компаний это может означать полную реорганизацию.

Правила распределения рабочих процессов зависят от численности компании, специфики деятельности и внутренней структуры. За основу можно взять несколько этапов:

Определяются сферы ответственности. Анализируется вся деятельность компании. Повседневная работа распределяется по направлениям, например написание кода, разработка интерфейса, ведение внутренней документации, поддержка пользователей.
Персонал распределяется по подразделениям. Исходя из общей численности и задач бизнеса, направлением может заниматься один сотрудник, команда и даже целый филиал.
Сотрудники выстраиваются по уровню компетентности. В ИТ-отрасли часто используется деление: директор (руководитель) направления → Lead (менеджер отдела или команды) → Senior → Middle → Junior → стажер (Intern).
Назначаются задачи по соответствующим направлениям. Например, создание интерфейса передается команде UI-дизайнеров, а написание кода — программистам. Не допускаются ситуации, когда одно подразделение вмешивается в работу другого. Возможна передача как детализированного списка поручений, так и общих требований. В этом случае команда самостоятельно формирует подзадачи и продумывает способы их решения.

Можно учитывать личные пожелания и компетенции исполнителей. Например, если у специалиста больше экспертизы в колористике, то ему поручается разработка цветовой схемы нового продукта.

Дата исполнения определяется индивидуально, исходя из объема и сложности работы, штатной численности, опыта, уровня компетентности и других факторов. Во многих таск-трекерах есть инструменты для внутренней аналитики. Помимо прочего, они вычисляют среднее время, которое тратилось на те или иные активности.

При определении дедлайнов ключевое значение имеет планирование. В современной ИТ-отрасли популярны методологии Agile и Scrum. Они в том числе предполагают учет трудовых и временных затрат. На основе имеющихся ресурсов и предыдущего опыта формируется состав следующего спринта, или майлстоуна, — контрольной точки, этапа в развитии продукта. Этот объем заданий распределяется по командам (сотрудникам) и по возможности не пересматривается в процессе. Незапланированные подзадачи обычно возникают только при появлении критических проблем. Если выясняется, что какая-либо работа не нужна, ее вычеркивают.

Как выстроить иерархию постановщиков и исполнителей задач

Основой служит размер коллектива и структура компании.

В небольших организациях (в пределах примерно 10 человек) задания распределяет, контролирует и принимает непосредственно руководитель.
В более крупных — создается вертикальная структура. Руководитель бизнеса направляет поручения менеджерам нижестоящих подразделений. Эти менеджеры распределяют работу внутри собственной команды или направляют ее еще на уровень ниже. Рядовые исполнители отчитываются перед своим непосредственным руководителем, а тот, в свою очередь, перед своим.
За некоторыми исключениями у каждой задачи должен быть один ответственный или исполнитель. При этом ему предоставляются необходимые ресурсы и полномочия, что является ответственностью соответствующего менеджера.
Исполнитель должен точно знать, перед кем отчитываться, у кого запрашивать информацию, когда и какой результат предоставлять. Это определяется внутренними документами (например, должностными инструкциями и штатным расписанием) и формулировкой самого поручения.
Если достаточно объемная задача передается нескольким исполнителям одного уровня, среди них также определяется ответственный («главный»).

Когда переводить сотрудников на единую систему управления

Четко сформулированные правила работы должны существовать с первых дней компании. Без этого возникают многие проблемы. Организационная неразбериха ведет к ухудшению качества продукта, снижению эффективности, потере прибыли и росту издержек. Параллельно происходит отток ценных специалистов, складывается токсичная атмосфера в коллективе, формируется плохая репутация.

Приложения для распределения задач между сотрудниками — не универсальное, но эффективное решение. Их стоит внедрять в следующих сценариях:

Распределенные команды — коллективы из двух и более человек, которые не находятся в одном офисе. Это удаленные сотрудники, сторонние подразделения, региональные филиалы и представительства. Сюда же в определенной степени можно отнести работников со свободным графиком. Трекеры помогают вовремя отслеживать задачи и получать актуальную информацию.
Организации с численностью от 5-10 человек — примерно таким количеством людей может управлять один руководитель. Значение варьируется в зависимости от специфики деятельности, личных особенностей работников и менеджеров. При увеличении численности контроль существенно усложняется и в определенный момент становится невозможным. Таск-менеджеры решают проблему.
Относительно большой объем разноплановых заданий. Руководитель не может быть универсальным специалистом и ежедневно держать в памяти десятки, сотни, а то и тысячи поручений.

Подписывайтесь на наш Telegram Подписаться

Какие есть приложения для постановки задач

Существуют десятки приложений для контроля выполнения задач сотрудниками. Они разрабатываются под разные штатные структуры, численности, методологии управления и сферы деятельности.

Microsoft To Do

Доступно в России: да.
Основная функция: отслеживание задач.
Платформа: Windows, macOS, Android, iOS, онлайн.
Тарифы: бесплатно.
Наличие технической поддержки: есть, на общих условиях пользователя продуктов Microsoft.

Простой электронный ежедневник. Microsoft To Do позволяет составлять список дел и поручать их других людям. Можно устанавливать дедлайн, добавлять подзадачи, заметки и прикреплять дополнительные файлы. Программа подойдет небольшим командам для ведения простых проектов.

Преимущества:

Понятный современный интерфейс.
Нет рекламы и платных опций.

Недостатки:

Нет функционала для аналитики.
Нельзя выстраивать иерархию сотрудников.
Минимальные возможности для сортировки поручений — их можно только распределять по вручную создаваемым спискам.

WEEEK

Доступно в России: да.
Основная функция: ведение проектов.
Платформа: онлайн, Android, iOS.
Тарифы: бесплатный Free, Lite — от 199 руб. за 1 человека в месяц, Pro — от 399 руб. за 1 человека в месяц, Business — от 450 руб. за 1 человека в месяц.
Наличие технической поддержки: да.

Комплексное решение для ведения проектов и большинства процессов в компании. В WEEEK есть встроенные таймеры, списки сотрудников с распределением ролей, раздел с документами. Предусмотрена собственная CRM — система для взаимодействия с клиентами, обработки и ведения заказов. Также таск-менеджер умеет генерировать аналитические отчеты по заданным критериям.

Преимущества:

Можно формировать базы знаний.
Есть несколько шаблонов под распространенные типы проектов и методологии управления — Scrum, дорожные карты (Roadmap), канбан-доски, копирайтинг и другие.
Даже на Free-тарифе объем облачного хранилища не ограничивается.

Недостатки:

Интерфейс иногда отображается с ошибками, перегружен многочисленными списками и кнопками.
Придется потратить время на обучение рядового персонала и менеджеров.

Todoist

Доступно в России: да.
Основная функция: ведение дел.
Платформа: онлайн, Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
Тарифы: бесплатный Beginner, Pro от $4 ежемесячно, Business от $6 за одного пользователя ежемесячно.
Наличие технической поддержки: есть.

Таск-менеджер для компаний и личного пользования. Задачи могут содержать дедлайн, геолокацию, текстовое описание и список ответственных. Также Todoist поддерживает взаимодействие с другим ПО, например с Google Календарем.

Преимущества:

AI-ассистент (на тарифе уровня Pro и выше) для автоматического отслеживания и сортировки поручений.
Десятки шаблонов для типовых заданий, процессов и проектов — контент-план, цикл продаж, найм, онбординг и прочие.
Можно назначать приоритет, метки и фильтры.

Недостатки:

Минимальные опции по сбору внутренней статистики.
Размер прикрепляемых файлов ограничен 100 МБ (5 МБ для Beginner-версии).
Для полноценной командной работы нужна Business-версия.

Habitica

Доступно в России: да.
Основная функция: отслеживание задач.
Платформа: онлайн, Android, iOS.
Тарифы: бесплатный для личного пользования, $9 и по $3 за каждого участника команды ежемесячно.
Наличие технической поддержки: есть.

Система выделяется на фоне других бизнес-приложений. Habitica базируется на геймификации. Интерфейс, отслеживание прогресса, постановка задач здесь приближены к компьютерной или настольной игре. По мере выполнения дел, пользователю начисляется опыт, а за просрочку дедлайна отнимается здоровье. Однако по сути сервис представляет собой канбан-доску.

Преимущества:

Можно вручать виртуальные награды и тем самым поощрять продуктивность.
Во всех функциях легко разобраться.

Недостатки:

Для рабочих процессов придется заново пересоздавать все теги и фильтры — встроенные подходят только для личных целей.
Почти нет опций для статистических отчетов.
Не всем придется по душе несерьезный антураж сервиса.

GanttPRO

Доступно в России: да
Основная функция: составление диаграммы Ганта.
Платформа: онлайн, iOS, Android.
Тарифы: бесплатный на 14 дней, ежемесячная оплата за каждого пользователя тариф Basic — по $7,99, PRO — $12,99, Business — $19,99, Enterprise — условия согласуются индивидуально.
Наличие технической поддержки: есть.

Ключевая особенность этого трекера отражена в названии. Он визуализирует все текущие, будущие и завершенные дела в виде диаграммы Ганта — отдельных горизонтальных столбцов. Их длина обозначает время, затраченное на выполнение. Также в GanttPRO есть режимы календаря, дашборда, обычного списка и канбан-доски.

Преимущества:

Позволяет одновременно редактировать несколько поручений.
Можно группировать проекты по портфелям.
Поддерживает создание собственных шаблонов.

Недостатки:

Учет времени ведется только на тарифах Business и выше.
Распределение ролей и прав доступа есть в Enterprise-версии.
Ограниченные возможности по интеграции с другим ПО.

Strive

Доступно в России: да.
Основная функция: ведение проектов.
Платформа: онлайн, Android, iOS.
Тарифы: Бесплатный, платный — 225 руб. за каждого пользователя в месяц.
Наличие технической поддержки: есть.

Российское приложение для управления задачами сотрудников. Внешне Strive выглядит как канбан-доска. Можно распределять роли, отслеживать статистику, устанавливать сроки, ярлыки и уровень важности.

Преимущества:

В бесплатной версии не ограничивает число проектов и заданий.
Легко разобраться в интерфейсе и функционале.
Можно разворачивать на собственном сервере в локальной сети.

Недостатки:

Предусмотрена интеграция только с системой Wrike.
Подзадачи оформляются как чек-листы без описаний, комментариев и вложений.
Размер прикрепляемых файлов ограничен 100 МБ.

Pyrus

Доступно в России: да.
Основная функция: управление проектами.
Платформа: онлайн, macOS, Android, iOS.
Тарифы: Бесплатный, «Облачный» — 415 руб. в месяц за 1 пользователя, «Безоблачный» — от 82 500 руб. за компанию в месяц.
Наличие технической поддержки: есть.

Продвинутый таск-менеджер от российских разработчиков. В Pyrus есть разделы для электронной документации, базы знаний и доски объявлений. Приложение позволяет создавать схемы оргструктуры и календари событий. Предусмотрены различные опции форматирования описаний. Можно выделять нужные фрагменты, добавлять списки, заголовки и цитаты.

Преимущества:

На бесплатном тарифе нет ограничений на число пользователей и поручений.
Позволяет назначать ответственных отдельно для каждого этапа выполнения.
Можно запускать на серверах своей компании.

Недостатки:

Установка расширений только из маркетплейса Pyrus. Собственные плагины должны проходить предварительную проверку.
Оповещения (в том числе для авторизации) на адреса, зарегистрированные в зарубежных сервисах электронной почты, иногда приходят с задержкой.

Yandex Tracker

Доступно в России: да.
Основная функция: управление проектами.
Платформа: онлайн, Android, iOS.
Тарифы: бесплатный, подписка от 360 руб. в месяц за одного пользователя.
Наличие технической поддержки: есть.

Предоставляется в рамках облачной экосистемы для бизнеса Yandex Cloud. Предусмотрены разные способы отображения: списки, дашборды, проекты, очереди и другие. В Yandex Tracker есть мощные инструменты администрирования. Можно распределять полномочия, создавать группы сотрудников и структуры подразделений, формировать собственные типы и статусы задач, а также поля для их описания.

Преимущества:

4 шаблона интерфейса для разных направлений деятельности — базовый, управление проектами, разработка и поддержка.
Дополнительно доступны десятки других сервисов, например для мониторинга ресурсов, облачного хранения и баз данных.
В бесплатной версии (до 5 пользователей) функционал не ограничивается.

Недостатки:

Потребуется предварительное обучение.
Нельзя разворачивать на собственном оборудовании.

«ПланФикс»

Доступно в России: да.
Основная функция: управление компаниями.
Платформа: онлайн, Android, iOS.
Тарифы: «Бесплатный», «Профессионал» — по 360 руб., «Бизнес» — по 600 руб., «Корпорация» — по 840 руб..
Наличие технической поддержки: есть.

Мощная система, которая подойдет почти любым компаниям. В «ПланФикс» интегрированы планировщик, сервис обработки заказов и взаимодействия с клиентами, электронная почта и телефония. Есть хранилище документации, инструменты для SMS-рассылок и прямого взаимодействия с соцсетями.

Преимущества:

Подходит для организаций с численностью персонала до 5000 человек.
Можно создавать свои шаблоны.
Предустановлено несколько форм отчетов.

Недостатки:

Относительно небольшой облачный диск — до 5 ГБ на каждого сотрудника. Дополнительное пространство предоставляется за отдельную плату.
Необходимо обучение персонала и менеджмента.

«Сингулярити»

Доступно в России: да.
Основная функция: управление задачами.
Платформа: онлайн, Windows, Linux, macOS, iOS, Android.
Тарифы: бесплатный Basic, Pro — от 209 руб. в месяц, Elite (на данный момент недоступен) — от 250 руб. в месяц.
Наличие технической поддержки: есть.

Сервис для планирования работы в небольших группах. В распоряжении команды будет календарь, ежедневник и таск-менеджер. Для дел можно назначать приоритет, тег, дедлайн и конкретного исполнителя. Также в «Сингулярити» доступны таймеры Помодоро с длительностью от 5 до 60 минут. Они сигнализируют, когда необходимо сделать короткий перерыв.

Преимущества:

Можно добавлять задачи через Telegram и электронную почту.
Предусмотрена интеграция с Google Календарем.
Позволяет составлять чек-листы с отслеживанием общего прогресса по всему списку.

Недостатки:

Пока находится в разработке, из-за чего некоторые инструменты еще недоступны и в целом может функционировать нестабильно.
На текущий момент объем хранилища ограничен 50 МБ (для тарифа BASIC не предоставляется совсем).
Сейчас максимальное число участников в проекте — 5.

«Битрикс24»

Доступно в России: да.
Основная функция: CRM.
Платформа: онлайн, Windows, macOS, iOS, Android.
Тарифы: «Бесплатный», «Базовый» — от 1 990 руб. в месяц, «Стандартный» — от 5 590 руб. в месяц, «Профессиональный» — от 11 190 руб. в месяц, «Энтерпрайз» — от 27 190 руб. в месяц.
Наличие технической поддержки: есть.

Система способна покрывать все потребности бизнеса. Помимо программы для планирования работы сотрудников, в «Битрикс24» есть CRM, мессенджер, почтовый сервис, база знаний, HR-инструменты, редакторы документов и прочее. При этом количество пользователей на бесплатной лицензии не ограничено.

Преимущества:

Инструмент для автоматического подсчета эффективности. Она определяется как процент заданий, выполненных без замечаний, от общего числа поручений за определенный период.
Можно интегрировать Google Docs, Office 365 и Microsoft Office.
Встроенная нейросеть для чат-ботов, подготовки текстов, изображений, обработки писем и прочего.

Недостатки:

Понадобится достаточно продолжительное обучение.
Функционал может оказаться избыточным.

Moo.Team

Доступно в России: да.
Основная функция: управление проектами.
Платформа: онлайн.
Тарифы: «Бесплатный», «Базовый» — 990 руб. в месяц, «Команда» — 2 990 руб. в месяц, «Компания» — 4 990 руб. в месяц, «Корпорация» — условия согласуются индивидуально.
Наличие технической поддержки: есть.

Позиционируется как решение для веб-студий, маркетинговых агентств, IT-компаний и малого бизнеса. В Moo.Team встроены таск-трекер, календарь, генератор отчетов и хранилище документации. Также можно составлять карточки клиента и обрабатывать почту.

Преимущества:

Понятный и структурированный интерфейс.
Весь функционал предоставляется даже для бесплатной лицензии.
Можно рассылать напоминания через ботов в Telegram.

Недостатки:

Общий размер облачного диска — до 15 ГБ.
Нет готовых шаблонов.

YouGile

Доступно в России: да.
Основная функция: управление проектами.
Платформа: онлайн, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
Тарифы: бесплатный, «Облако» — 396 руб. в месяц за одного пользователя, «Коробка» — 695 руб. в месяц за одного пользователя, «Платформа» — условия согласуются индивидуально.
Наличие технической поддержки: есть.

Позиционируется как российский аналог Trello. В YouGile разработчики попытались максимально реализовать принципы Agile. Это проявляется в гибкой конфигурации и несколько неформальной организации процессов. Каждая задача представляет собой чат. В свою очередь работа над ней фиксируется как переписка между исполнителями и ответственными. К чатам можно прикреплять стикеры — виджеты для специфических функций.

Преимущества:

Предусмотрено развертывание на своих серверах.
Позволяет делать собственные стикеры.
Можно формировать бесконечные деревья подзадач.

Недостатки:

В облачной версии ограничение на размер прикрепляемых файлов 100 МБ.
У специалистов, которые прежде работали в других таск-менеджерах, могут возникнуть трудности с переходом в YouGile.
Максимальное количество сотрудников — 300 человек.

Kaiten

Доступно в России: да.
Основная функция: управление командами.
Платформа: онлайн, Android, iOS.
Тарифы: бесплатный Free, Standard — от 420 руб. в месяц за пользователя, PRO — от 560 руб. в месяц за пользователя, Enterprise — условия согласуются индивидуально.
Наличие технической поддержки: да.

Многофункциональное решение для совместной работы. Повседневная деятельность распределяется по доскам, а задания оформляются как карточки. В Kaiten есть календарь, предустановленные фильтры для быстрого поиска и система для обработки внутренней статистики. Изначальный функционал расширяется за счет дополнительных модулей. Например, для учета времени или методологии канбан.

Преимущества:

Интуитивно понятный интерфейс.
Можно приобретать только те модули, которые нужны в повседневной деятельности и не переплачивать за лишние опции.
12 шаблонов отчетов.

Недостатки:

Разработчики предлагают всего 9 готовых модулей. Если нужного инструмента не окажется в списке, его придется создавать своими силами.
В крупных компаниях навигация по доскам и карточкам становится запутанной.

Подведем итоги

В статье рассказали о базовых принципах делегирования задач и разобрали современные таск-трекеры. Многие из рассмотренных решений созданы в России. Доступ к виртуальному рабочему пространству возможен из веб-версии, десктопных ПО и мобильных программ для iOS и Android. Синхронизации между всеми платформами автоматическая.

Лидерами подборки стали:

Moo.Team — в этой системе легко разобраться, и даже без подписки вы получаете весь доступный функционал.
YouGile — если прежде все ваши процессы управлялись через мессенджер, здесь вы окажетесь в знакомом и понятном окружении.
«Битрикс24» — мало кто из конкурентов предоставляет настолько большой набор инструментов, который покрывает все потребности бизнеса.