Каждый год бизнес сталкивается с новыми и все более изощренными киберугрозами. Несмотря на значительные инвестиции в информационную безопасность, в 2023 году объем утечек корпоративных данных увеличился на 33%. В этих условиях успех компании определяется не только качеством защиты, но и эффективностью внутреннего обмена информацией.
Собственный интранет перестал быть просто опцией — это стратегическое решение, которое позволяет укрепить безопасность и сократить риски. В статье расскажем о том, почему стоит перейти от привычного интернета к интранету и как внедрить корпоративный портал без рисков для бизнеса.
Что такое интранет
Интранет (интрасеть) — это внутренняя корпоративная сеть, которая используется исключительно внутри организации. В отличие от интернета, который доступен всем пользователям в глобальном масштабе, интрасеть предназначена для ограниченного круга лиц — сотрудников компании. Это позволяет сосредоточить ресурсы и данные в закрытом пространстве, предоставив доступ к ним только для уполномоченных пользователей.
Доступ к интранету может быть ограничен как локальной сетью компании, так и организован удаленно через интернет с использованием защищенных туннелей. Наибольший уровень безопасности достигается в локальных корпоративных сетях, где доступ возможен только с устройств, подключенных к внутренней сети компании.
Основная цель интранета — это упрощение внутренних коммуникаций и обмена информацией между сотрудниками. Компании создают такие сети для безопасного обмена сообщениями, файлами и документами, что помогает администраторам оперативно обновлять ПО и распространять важные уведомления на все устройства, подключенные к сети.
Современные внутренние корпоративные сети обычно предлагают удобный веб-интерфейс в виде портала. Через него сотрудники могут получить доступ к ключевым инструментам: корпоративным мессенджерам, календарям, системам управления задачами и проектами, а также защищенным файлам. Такие порталы доступны по внутренним URL-адресам, и если интранет ограничен локальной сетью, доступ к нему извне будет невозможен без специальных разрешений.
Преимущества интранета для бизнеса
Интранет — это не просто инструмент для хранения информации, а мощное решение для повышения эффективности и оптимизации внутренних процессов компании. Использование корпоративного портала позволяет решать целый ряд ключевых задач бизнеса.
Централизация данных и знаний
В современных компаниях данные часто разбросаны по разным системам, отделам или даже хранятся у отдельных сотрудников. Интранет решает эту проблему, предоставляя единое пространство для хранения всех корпоративных документов, инструкций и баз данных. Это обеспечивает централизованный доступ к информации и гарантирует, что все сотрудники работают с актуальными данными.
Пример: Интеграция базы знаний в интранет позволяет не только быстрее находить нужные документы, но и автоматически обновлять их в реальном времени, исключая риск работы с устаревшей информацией.
Повышение продуктивности
Интранет автоматизирует рутинные задачи и сокращает время на согласование документов. Вместо того чтобы искать ответственных сотрудников вручную, процесс согласования может быть инициирован и отслежен прямо через портал.
Пример: Автоматизация согласования договоров через интранет позволяет избежать задержек и ошибок, часто возникающих из-за человеческого фактора. Кроме того, система уведомлений поможет ускорить принятие решений на всех этапах согласования.
Улучшение внутренних коммуникаций
Прозрачность и оперативность коммуникаций — один из главных факторов успеха в бизнесе. Встроенные в интранет инструменты, такие как чаты и корпоративные социальные сети, помогают сотрудникам быстро обмениваться информацией и оперативно решать рабочие вопросы.
Пример: Внутренние чаты и форумы интранета способствуют обмену опытом между командами, а система управления задачами позволяет отслеживать выполнение проектов в режиме реального времени.
Сокращение временных и финансовых затрат
Автоматизация процессов с использованием интранета значительно снижает затраты времени на выполнение рутинных операций и сокращает бумажный документооборот.
Пример: HR-отдел может через интранет автоматизировать процессы обработки заявок на отпуск, оформления кадровых документов и интеграции новых сотрудников, что снижает нагрузку на сотрудников и уменьшает количество ошибок в учёте.
Повышение вовлеченности сотрудников
Современные интранеты включают функционал, направленный на развитие корпоративной культуры и повышение вовлеченности. Сотрудники могут быть в курсе новостей компании, участвовать в опросах и обсуждениях, а также формировать сообщества по интересам.
Пример: Платформа интранета может служить местом для проведения опросов и голосований, что помогает руководству оперативно реагировать на обратную связь от сотрудников и принимать решения, опираясь на их мнение.
От теории к практике: правила успешного внедрения интранета
Успех внедрения корпоративной сети напрямую зависит от того, насколько грамотно и системно подойти к процессу. Рассмотрим ключевые этапы, которые помогают обеспечить эффективность внедрения интранета.
1. Анализ потребностей и аудит текущих процессов
Перед началом внедрения интранета необходимо провести детальный аудит текущих бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры компании. Это важный шаг, так как он позволяет оценить, какие задачи должен решать интранет и как он может повысить эффективность работы. На этом этапе важно учитывать:
- Какие бизнес-процессы требуют автоматизации?
- Какие системы и ПО уже используются, и как они могут быть интегрированы?
- Какие виды данных и уровни доступа будут необходимы для разных категорий сотрудников?
Благодаря этой информации вы сможете понять, является ли готовая интрасеть идеальным выбором или вам нужно более индивидуальное решение.
2. Выбор платформы и технологического стека
Выбор платформы для интранета — один из важнейших этапов, так как от этого зависит масштабируемость и гибкость системы. Среди популярных решений — облачные или локальные системы и кастомизированные разработки.
По данным It-world, у 40% российских компаний классический интранет (возможность взаимодействия с коллегами, участие в проектах и получения обучающих материалов), у 35% — современный (персонализированные новости, аналитика и возможность работы с документами в режиме реального времени), у 15% — базовый (доступ к документам, контактной информации и корпоративным новостям), у 10% — современный диджитал воркплейс (возможность работать из любой точки мира, используя облачные технологии и ИИ).
Критерии выбора платформы:
- масштабируемость и возможность интеграции с ERP-системами;
- уровень безопасности, включая шифрование данных и управление доступами;
- гибкость и возможность кастомизации интерфейсов для разных отделов;
- поддержка мобильных устройств для удаленного доступа.
Для компании с распределенной структурой может потребоваться система, поддерживающая работу с филиалами и удаленными сотрудниками, что требует выбора платформы с функцией удаленного доступа и управления доступами на основе ролей.
Самое важное, о чем стоит помнить, — это то, что успешный интранет строится вокруг пользователей. Вне зависимости от того, какую платформу вы выберете, помните о том, что сотрудники являются движущей силой и ключевым фактором в принятии всех важных решений, касающихся вашей интрасети.
3. Проектирование архитектуры и структуры интранета
После выбора платформы следует разработка архитектуры интранета, включающая проектирование структуры данных, уровни доступа и интеграцию с существующими системами. Архитектура интранета должна учитывать:
- системы хранения данных (DMS, CRM, ERP и др.);
- модели разграничения прав доступа для разных категорий пользователей;
- интеграцию с внешними и внутренними сервисами (почтовые системы, системы документооборота);
- использование API для обеспечения синхронизации с другими системами.
Важно спроектировать структуру, где сотрудники имеют доступ только к тем данным, которые необходимы им для выполнения задач, что можно реализовать через ролевую модель доступа (RBAC).
4. Обеспечение безопасности и управление рисками
Интранет должен обеспечивать защиту данных как от внешних угроз, так и от внутренних утечек. Для этого требуется внедрение следующих мер безопасности:
- многоуровневая аутентификация (например, MFA);
- шифрование данных на уровне базы данных и каналов связи (SSL/TLS);
- мониторинг активности пользователей для предотвращения утечек;
- управление доступом на основе ролей (RBAC) и контекстного доступа (зависит от местоположения, времени и устройства).
Для финансового сектора особое внимание следует уделить соответствию требованиям регуляторов.
5. Интеграция с существующими ИТ-системами
Интранет не должен дублировать функции уже существующих систем, а наоборот, он должен интегрироваться с ними для создания единой цифровой экосистемы компании. Это может включать:
- интеграцию с CRM, ERP и DMS для обеспечения целостности данных;
- использование API для подключения внешних сервисов и приложений;
- обеспечение взаимодействия между подразделениями через общие рабочие пространства.
Интеграция с системой управления проектами (например, SimpleOne ITSM или ELMA365 Service) позволит сотрудникам следить за прогрессом задач и обмениваться документацией в рамках интранета, сокращая необходимость в сторонних инструментах.
6. Обучение и поддержка пользователей
Даже самая технологически продвинутая система не принесет результатов без грамотного внедрения и обучения сотрудников. Важно уделить внимание адаптации пользователей и предоставлению инструментов для самостоятельного обучения:
- проведение обучающих вебинаров и тренингов;
- создание справочной документации и видеоруководств;
- организация службы поддержки на первых этапах эксплуатации.
Использование встроенной базы знаний в интранете поможет пользователям находить ответы на вопросы без необходимости обращения в службу поддержки.
7. Оценка и оптимизация работы интранета
После внедрения интранета важно проводить регулярную оценку его эффективности и вносить коррективы. Мониторинг использования системы, сбор обратной связи от сотрудников и постоянное обновление функциональности помогут обеспечить долгосрочный успех.
Стоит учесть, что временные рамки внедрения интранета будут варьироваться в зависимости от масштаба, выбранного решения, требований к настройке, размера и сложности организации, требований к хостингу / оборудованию, объема контента, внутренних процессов и другого.
Интранет представляет собой нечто большее, чем просто внутреннюю сеть для обмена информацией. Благодаря интеграции бизнес-процессов и информационных технологий корпоративная сеть становится важнейшим стратегическим инструментом для компаний, стремящихся к развитию и совершенствованию своей внутренней инфраструктуры.