Компании, проводя миграцию ERP, часто ожидают, что новая система будет обновленной версией старой и привычной. Однако в компаниях часто не знают, как работает их действующая ERP, какие изменения в нее вносились. В итоге процесс миграции бывает гораздо сложнее внедрения ERP с нуля. В статье вице-президент Группы «Борлас» Дмитрий Кичко рассматривает главный вызов миграции на отечественные учетные ИТ-системы.
Предъявите документы
Внедрение классических решений западных вендоров ранее происходило так: «коробка» дорабатывалась, устранялись разрывы между бизнес-процессами и ее возможностями, добавлялись новые инструменты и функции.
За годы такого развития системы обрастали множеством доработок, изменялись процессы, приходили и уходили команды разработчиков и пользователей, утрачивалась документация. Все это приводило к потере экспертизы и превращению системы в своеобразный «черный ящик»: она работает, но как именно?
Культура создания документации в нужном объеме и должном виде встречается редко. Смена поколений сотрудников часто стирает корпоративную память о том, как создавались ИТ-системы и эволюционировали процессы.
Бывают и курьезные случаи, например, ERP-система на предприятии есть и работает, но часть процессов работники продолжают проводить в Excel.
Конечно, есть компании-исключения, где ИТ-отделы вели документацию и сохранили преемственность, позволяя отталкиваться от существующих данных. Это большая удача для интегратора.
Обычно обследование и составление документации на таких проектах часто начинается с нуля. Необходимо проводить полные интервью с бизнес-пользователями, исследовать и моделировать процессы. На этом этапе выявляются разрывы между тем, что может базовая версия новой ИТ-системы, и запросами компании.
Фактически, кастомизация системы выполняется заново.
Работа с негативом
Импортозамещение часто является необходимостью для ИТ-специалистов, но бизнес-заказчики видят задачу совершенно иначе. Им важно, чтобы все продолжало работать, как раньше. Это приводит к проблемам, так как новая система на базовом уровне может не только не дать новых возможностей, но и далеко не гарантирует сохранение всех старых.
Такое восприятие резко снижает мотивацию к внедрению новой системы. Виновники сразу ясны – вендор российской ERP и интегратор. Именно из таких ситуаций и берут начало мифы о «сырости» российских платформ. Негатив на старте проекта — почти неизбежное явление.
Причем, негатив бывает и уместен, когда исполнители не понимают природу и особенности таких проектов. Погружаясь в работу, они часто сталкиваются с новыми для себя аспектами, что приводит к путанице.
В результате некоторые внедряют «коробочные» решения, ломая бизнес-процессы под систему, а не развивая их гармонично. Это вызывает сопротивление со стороны заказчика и приводит к провалу.
Другой сценарий – реализуется развертывание российского ПО в базовой конфигурации, которая даже близко не покрывает возможности исторической ИТ-системы. А подается это как успешно выполненный проект за 3-6 месяцев. Что порождает новые легенды.
Только когда обе стороны четко осознают задачи и риски, проект превращается в скрупулезную многолетнюю работу с соответствующим обеспечением средствами и людьми.
Стратегия успеха
Как грамотно выйти на проект по миграции на отечественные учетные ИТ-системы?
Прежде всего, запросить всю доступную проектную документацию на существующую систему. Нужно собрать и изучить все, что есть: насколько полна документация, что она охватывает и насколько применима для задач нового проекта.
После этого анализ нужно проводить, ориентируясь не на историческую систему, а на текущие реалии работы бизнеса. Важно понять, что и как делается сейчас, и подгонять новое решение под эти процессы.
Основное внимание следует уделить не ИТ-сотрудникам, как главным заказчикам, а бизнес-департаментам. Если акцент будет смещен исключительно на ИТ-аспекты, проект рискует превратиться в техническое упражнение, где код и доступы к функциональным блокам выйдут на первый план, а практическая применимость отойдет на второй.
Проект по внедрению ERP-системы направлен на поддержку бизнеса, а не на удовлетворение потребностей ИТ-отдела. Это особенно важно учитывать, когда речь идет о крупной компании с кастомизированной учетной системой.
Все должно быть зафиксировано и проверено, чтобы можно было дать адекватную оценку выполненным работам далее. На практике такие проекты почти всегда превышают начальные оценки по времени и затратам. Поэтому важно прописывать и документировать все аспекты.
Ключевая вводная — моральная готовность к тому, что сразу достичь ожидаемых результатов невозможно. За первый год максимум возможного – создать качественную базу.
Идеальный проект по внедрению новой ERP-системы выглядит так: предыдущая система западного вендора была внедрена недавно (буквально 3-4 года назад) под текущую команду, и имеется свежая документация. Это позволяет значительно ускорить процесс миграции на российское решение.
Однако даже при таких благоприятных условиях этапы аудита процессов, создания новой сетки процессов и обновления документации остаются неизбежными. Важно понимать текущие бизнес-процессы компании в развитии, а не только разбираться, как была устроена и работала старая система.
Советы для бизнеса
Важно взаимодействовать с интеграторами, которые внедряли и сопровождали развитие исторической учетной системы. Они могут оказать неоценимую экспертную помощь при миграции, существенно ускорив процесс.
Если принято решение о миграции, на рынке стоит искать специалистов с релевантным опытом. Это касается и бизнес-пользователей как экспертов по процессам, и аналитиков, и всех остальных членов проектной команды.
Финансовые ресурсы играют критическую роль в успешном завершении проекта. Как и решимость подрядчика довести дело до конца. Рекомендуется ориентироваться на крупных интеграторов, которые обладают необходимым запасом прочности и ресурсами, а также могут поглощать нишевых игроков вместе с их опытом и компетенциями.
Сейчас важна не только компетентность в определенных ИТ-системах (как раньше), но и способность работать много, долго и системно.
На будущее компаниям стоит создавать отделы мониторинга качества, которые будут поддерживать бизнес-процессы в актуальном состоянии. Это поможет избежать разрывов при апгрейдах и внедрениях новых ИТ-систем, а также вести актуальную качественную документацию.
Тогда миграции и любые другие перемены не будут страшны.