Telegram и WhatsApp позволяют общаться с друзьями, коллегами и родственниками, получать оперативно информацию, просматривать новости и обмениваться файлами. Но при этом компаниям и предприятиям лучше использовать не публичные, а внутренние корпоративные мессенджеры, которые разработаны с учетом потребностей бизнеса: все их инструменты направлены на оптимизацию и ускорение рабочих процессов и контроль над сотрудниками.
В нюансах использования корпоративных и публичных мессенджеров в рабочей коммуникации разбираемся вместе с Александром Фираго, руководителем команды разработки отечественной платформы коммуникаций Frisbee компании «Клауд Атлас».
Чем корпоративная связь отличается от личной
Цели создания корпоративного и публичного мессенджера отличаются. Первый служит для формирования экосистемы для работы, а не монетизации за счет пользователей или рекламодателей.
Внедрение отдельной экосистемы повышает производительность сотрудников. Корпоративный мессенджер не станет заменой публичного, наоборот, он разграничивает личную и рабочую жизнь. В нем все рабочие вопросы решаются в одном месте:
- централизованная работа с пользователем;
- сохранение всех переписок и файлов;
- накопление базы знаний по проектам;
- защита от утечки информации.
Корпоративные мессенджеры легки в использовании, не требуют технических навыков. Пользователи привыкли к публичным мессенджерам для общения с семьей и друзьями, поэтому корпоративные решения — естественное продолжение этой практики.
В них есть все функции от привычного публичного мессенджера, но дополнительно предусмотрена среда для работы: для проекта/отдела/подразделения компании есть отдельное пространство. Архитектура мессенджера продумана таким образом, чтобы пользователь легко ориентировался в проектах и темах. В отличие от публичных мессенджеров, где можно ошибиться и переслать личное сообщение коллегам, корпоративные решения предоставляют более надежную защиту:
- круг взаимодействий ограничен только сотрудниками компании;
- полностью отсутствует реклама;
- нет новостных и развлекательных каналов извне.
В публичных мессенджерах мешает бесконечный поток новостей и развлекательного контента, которые стали фоном рабочих процессов. Любая компания стремится к повышению производительности и сокращению временных затрат на простые операции. Люди, выбравшие для работы публичный мессенджер, не ощущают сколько времени тратят впустую. Из-за перегруженности информацией разного характера они иногда пропускают важные материалы, не отвечают своевременно.
Безопасность данных в мессенджерах
Простая операция в публичном мессенджере становится проблемой:
- Нужно вручную удалять выбывших сотрудников из всех чатов, а любое изменение в составе работников влечет сложную процедуру закрытия доступа к корпоративной информации.
- При удалении сотрудника теряются его переписки вместе с информацией в них. Даже если в компании есть системный администратор, он может не обладать достаточной информацией о всех диалогах.
- Информация, по заявлению разработчиков, шифруется, но этого недостаточно, важно место хранения данных для предотвращения утечки.
Работа с корпоративными мессенджерами более безопасна и удобна:
- Можно установить на собственном сервере компании или в доверенном дата-центре. Это предотвращает утечку информации, так как информация хранится в надежном, доступном для компании месте, что особенно важно когда речь идет о корпоративных данных.
- Ограничивает доступ посторонних лиц к информации и защищает от случайных контактов и взломов. К примеру, во Frisbee есть бэк-офис, то есть административная панель для управления мессенджером. С ее помощью администраторы контролируют аккаунты пользователей, централизованно регистрируют участников и отключают доступ сотрудникам, покинувшим организацию.
- Позволяет следить за составом пользователей, разграничивать права доступа, централизованно удалять/блокировать ушедших работников, в отличие от публичных мессенджеров, где чаты создают и удаляют хаотично, и за этим никто не следит, причем при увольнении сотрудник удаляется из чата, а вместе с ним и информация.
Как выбрать корпоративный мессенджер
Выбор корпоративного мессенджера основывается на критериях:
- безопасности;
- удобства использования;
- интеграции с другими корпоративными инструментами.
Отечественные корпоративные мессенджеры постоянно совершенствуются и на данный момент не уступают в функциональности своим зарубежным конкурентам. Конкурентоспособные корпоративные мессенджеры обладают следующими функциями:
- обмен сообщениями и медиафайлами;
- видео-конференц-связь;
- аудиозвонки;
- синхронизация с календарями и пр.
Кроме того, разработчики должны в общении с заказчиками выявлять их потребности и добавлять соответствующие функции в мессенджер. Так, для крупных компаний важна интеграция с HR-системами, что привело к внедрению во Frisbee механизма интеграции с корпоративными системами, включая Active Directory (AD). Для автоматизации бизнес-процессов некоторым клиентам требовались боты, что также реализовали.
Также стоит помнить, что приоритет любой компании — повышение производительности. Чтобы быстрее реализовывать каждый последующий проект, необходимо нарабатывать опыт и базу знаний. Это и позволяет делать корпоративный мессенджер. Например, вся информация, которая есть во Frisbee, сохраняется даже при увольнении сотрудника и удалении его из всех чатов. Кроме того, реализован механизм сквозного поиска.
Почему компании переходят с публичных на корпоративные мессенджеры
Для развития отечественных предприятий нужно внедрять современные рабочие инструменты и снижать зависимость от внешних обстоятельств и зарубежного ПО. Компании, которые перешли на корпоративные мессенджеры, не планируют возврат к публичным. Чем правильнее в организации подобраны инструменты для работы, тем быстрее она развивается благодаря автоматизации рабочих процессов.
Frisbee — альтернатива таким платформам, как Microsoft Teams и Slack. Мессенджер отличается простотой и интуитивно понятным интерфейсом, сравнимым с WhatsApp, Telegram. Это единственный корпоративный мессенджер, который вошел в список российских аналогов зарубежных сервисов Минцифры России.
Таким образом, корпоративные мессенджеры — место для эффективной работы сотрудников в единой информационной среде. Пользователи могут отправлять сообщения, делиться медиафайлами, совершать звонки, видеоконференции, управлять пользовательской базой с помощью панели администрирования. Все данные в мессенджере надежно защищены и могут храниться на личном сервере.
Реклама. ООО «Клауд Атлас» ИНН 9731066282