В крупных проектах с множеством задач и участников большую роль играет планирование. Дорожная карта проекта позволяет визуализировать этапы работы и отследить весь путь проекта от постановки целей до их достижения.
Что такое дорожная карта проекта
Дорожная карта проекта (Project roadmap) — визуализация стратегии, в которой отражены цели, основные этапы, дедлайны и ответственные за отдельные направления. Этот документ дает общее понимание о последовательности выполнения работ и ролях участников.
Roadmap создается на начальных этапах работы и регулярно обновляется по мере реализации проекта. Она помогает обеспечить прозрачность, эффективное управление ресурсами и достижение поставленных целей.
Для кого составляют дорожные карты
Project roadmap — важный источник информации. Она создается не только для команды, но и для других участников:
Проектный менеджер
C помощью дорожной карты проекта, project manager координирует работу команды и контролирует выполнение задач. Менеджер проекта несет ответственность за достоверность и актуальность всех сведений, указанных в roadmap, и отмечает в ней все изменения по проекту.
Команда проекта
Сотрудники, непосредственно работающие над проектом. Благодаря roadmap они видят зоны своей ответственности, ключевые задачи, дедлайны, промежуточные и стратегические цели.
Стейкхолдеры
Имеют свой интерес в успешной реализации проекта. Чаще всего стейкхолдеры — это заказчики, акционеры или партнеры. При наличии дорожной карты они могут быстро вникнуть в суть проекта, не углубляясь в лишние детали.
Виды дорожных карт
Roadmap — это универсальный инструмент, применяемый в различных сферах: от запуска промышленных предприятий до планирования свадеб. В области управления проектами можно выделить 3 самых распространенных разновидности дорожных карт:
Продуктовая (Product Roadmap)
Является стратегией по созданию нового продукта или развитию уже существующего. Помогает командам обозначить ключевые этапы работы, определить приоритеты и визуализировать стратегические направления в создании и поддержке продукта.
Маркетинговая (Marketing Roadmap)
Помогает команде маркетинга и другим заинтересованным сторонам понимать стратегию продвижения. Благодаря маркетинговой дорожной карте видно, какие мероприятия запланированы, когда они будут выполнены, и как они соотносятся с общими целями компании.
Для отдела продаж (Sales Roadmap)
Помогает определить и визуализировать ключевые шаги для достижения целей отдела продаж. Позволяет выстроить последовательность действий, улучшить слаженность команды и обеспечить координацию с другими отделами, в том числе с отделом маркетинга.
Зачем нужна дорожная карта проекта
В roadmap кратко излагается суть проекта. Дорожная карта позволяет участникам проекта согласовывать действия и отслеживать прогресс. Roadmap помогает командам решать следующие задачи:
Разработать план проекта
Project roadmap — это фундамент, на основе которого выстраивается вся работа. Если подробно изложить цели и этапы, а также раздробить масштабные задачи на более мелкие шаги, можно составить развернутый план.
Синхронизировать работу и отслеживать сроки
Участники могут сверять сроки по дорожной карте и вносить изменения при необходимости. Например, если разработчики вынуждены отложить релиз приложения из-за обнаруженных багов, следует скорректировать дорожную карту. Тогда маркетологи и SMM-щики перенесут публикацию постов и новостей о запуске приложения.
Дорожная карта и план проекта: в чем разница
Многим кажется, что дорожная карта и план проекта — это одно и то же. Но эти инструменты довольно сильно отличаются друг от друга. Сравним план проекта и дорожную карту по основным критериям:
- Степень детализации
- Дорожная карта дает общее представление о проекте, позволяет взглянуть на проект с высоты птичьего полета. Она фокусируется на ключевых направлениях, вехах и общей логике развития проекта. Project roadmap не так детализирована, как план.
- В плане проекта подробно расписаны конкретные шаги, необходимые ресурсы, сроки и другие нюансы. План подразумевает более глубокий уровень детализации и часто включает в себя расписание выполнения работ, бюджет, список ресурсов и другую конкретную информацию.
- Предназначение
- Дорожная карта определяет стратегические цели проекта и основные этапы работы. Служит ориентиром для участников и помогает понять, куда движется проект в целом.
- План проекта конкретизирует, как именно будут достигнуты эти стратегические цели. В нем раскрывается то, каким способом команда будет реализовывать проект.
- Аудитория
- Дорожная карта ориентирована не только на команду проекта, но и на руководителей и стейкхолдеров.
- План проекта создается специально для исполнителей, это практическое руководство, содержащее исчерпывающую информацию по проекту.
Дорожная карта и план проекта взаимосвязаны и направлены на успешное завершение проекта. Roadmap создается на ранних стадиях, она помогает определить стратегическое направление. План проекта разрабатывается уже позже и содержит гораздо больше деталей. Дорожная карта проекта служит основой для развернутого плана, таким образом, оба инструмента дополняют друг друга.
Как разработать roadmap в ЛидерТаске
При разработке дорожных карт лучше использовать программы для управления проектами. В них есть канбан-доски и другие полезные инструменты, которые позволяют структурировать информацию и сделать её наглядной. В нашем блоге мы подробно рассказали про приложения с канбан-досками. В этой статье мы покажем алгоритм создания roadmap на примере ЛидерТаска.
Сначала необходимо определить вектор развития проекта. Перед составлением roadmap ответьте на 3 вопроса: «что нужно делать? кто будет это делать? когда должен быть результат?» Затем нужно сформулировать цель и прописать метрики, чтобы всем участникам было понятно, что должно получиться в итоге. В ЛидерТаске цели можно записать в отдельном столбце на канбан-доске, а метрики и другую важную информацию в регламенте.
Рассмотрим пример: компания решила создать корпоративный мессенджер. Цель — разработать и выпустить приложение. После постановки цели можно двигаться дальше.
1. Разбить проект на крупные задачи
В нашем примере у команды разработчиков будут следующие задачи:
- составить техническое задание;
- разработать архитектуру продукта;
- определить используемые технические решения;
- написать код и разработать функционал приложения;
- сверстать дизайн;
- протестировать приложение;
- устранить баги и ошибки.
Создаем соответствующие карточки в колонке. Указать риски или дополнительную информацию можно в описании или в комментариях задачи. Приоритетные задачи можно залить цветом или добавить к ним картинку в качестве обложки.
2. Определить этапы
Создайте на доске колонки под каждый этап. В нашем примере 1 колонка под цель и 4 колонки, обозначающие стадии проекта:
- Подготовка и планирование.
- Проектирование.
- Разработка и тестирование.
- Релиз и поддержка.
3. Определить сроки
В ЛидерТаске сроки можно прописать в названии столбцов и карточек. Дополнительно можно установить напоминание, например, за неделю до дедлайна. В назначенное время ответственному по задаче придет уведомление.
Сроки напрямую зависят от методологии, которой придерживается команда. Agile-подход позволяет работать над несколькими задачами одновременно. Программисты, дизайнеры и маркетологи могут выполнять свои задачи параллельно. Методология Waterfall предполагает последовательное выполнение работ, когда этапы следуют один за другим. В нашем примере работа выполняется последовательно.
4. Назначить ответственных
Нет смысла закреплять задачи из дорожной карты за отдельными сотрудниками, задачи в любом случае будут дробиться на более мелкие при разработке плана. Логичнее сделать ответственными руководителей отделов. Чтобы назначить ответственного, зайдите в карточку и поставьте одного из участников исполнителем.
Когда Project roadmap готова, убедитесь, что она отвечает 3 важным критериям:
- Учет рисков
Важно прописать риски, которые могут возникнуть при работе. Все потенциальные сложности и проблемы необходимо обсуждать и фиксировать в документе. Команда должна учитывать возможные угрозы и вызовы при планировании последующих этапов и принимать меры, чтобы уменьшить их влияние.
- Прозрачность
Содержание карты должно быть понятно исполнителям, руководителю и заинтересованным сторонам. Если всем ясны цели, метрики и последовательность работы, то карта составлена правильно.
- Гибкость
Roadmap может подвергаться изменениям. В самом начале работы необходимо донести участникам, что в документ могут вноситься правки по ходу проекта. Project manager обычно контролирует темп работы и соответствие задач целям проекта. Он следит за тем, чтобы изменения не выходили за рамки.
Примеры дорожных карт
Ранее мы рассмотрели пример продуктовой дорожной карты. Вот несколько образцов других видов карт, построенных с помощью популярных сервисов:
Стратегическая дорожная карта в Excel
В стратегической дорожной карте можно показать текущее состояние, долгосрочные цели и будущие шаги, необходимые для реализации бизнес-стратегии. В левой части шаблона обозначены основные направления, а сверху временная шкала. Задачи представлены на таймлайне в виде отрезков — можно легко отследить начало и конец каждой задачи. Готовый шаблон карты в Excel можно скачать здесь. Аналогичный шаблон есть в PowerPoint, вот ссылка для скачивания.
Маркетинговая карта в Figma
Поможет команде маркетинга визуализировать фронт работы по продвижению продукта. Roadmap сделана в виде доски, разбитой на колонки под каждое направление. В колонках карточки с названием задачи, кратким описанием, сроками и исполнителем. Стикерами можно отметить завершенные и отклоненные задачи, а также задачи, требующие внимания. Карта сделана в Figma, шаблон можно скачать по ссылке.
Дорожная карта разработки сайта в Canva
Это пошаговая карта с кратким описанием каждого этапа. При желании можно указать в описании сроки и ответственных исполнителей. Подобная карта отражает общий ход проекта, в ней не показаны отдельные задачи. Готовый шаблон дорожной карты из Canva можно скачать здесь.
Плюсы и минусы дорожных карт
Преимущества roadmap
Ясность целей
Наличие четкой структурированной стратегии позволяет членам команды лучше понимать общие цели проекта. Сотрудники могут сфокусироваться на приоритетных задачах и не отвлекаться на второстепенные дела.
Эффективное управление ресурсами
Дорожная карта позволяет рационально и эффективно распределять человеческие, материальные и финансовые ресурсы. Можно контролировать рабочую нагрузку сотрудников, обеспечивая равномерное распределение задач и предотвращая перегрузку.
Обеспечение прозрачности
Roadmap дает участникам ясное представление о текущем статусе проекта и следующих шагах. Например, опираясь на дорожную карту, руководители могут докладывать о ходе проекта заинтересованным сторонам и согласовывать действия с их требованиями.
Персональная ответственность
При составлении дорожной карты назначаются ответственные за каждое направление работы. Персональная ответственность укрепляет дисциплину и повышает вовлеченность сотрудников.
Недостатки дорожных карт
Слабая детализация
Дорожная карта не может охватить все детали и технические аспекты проекта. Чтобы не упустить важные моменты, помимо роадмап нужно составить развернутый план проекта или отдельных этапов.
Необходимость обновлений
Требуется регулярно обновлять сведения и при необходимости вносить изменения. Без регулярных обновлений Project roadmap у команды и других участников может возникнуть ошибочное представление о ходе проекта.
Высокая цена ошибки
Если изначально неправильно рассчитать объем работ, оценить сроки и ресурсы, велика вероятность неудачи. Из-за стратегических ошибок команда может сорвать дедлайны или сделать работу некачественно.