Автоматизация — это использование программ и устройств при выполнении повторяющихся задач для оптимизации ресурсов и повышения эффективности бизнеса. Задачи автоматизации — разгрузить сотрудников, освободить их для более сложных процессов и избавиться от ошибок, вызванных человеческим фактором. Однако ошибки можно допустить и на этапе самой автоматизации. В статье мы разберем самые частые из них.
«Машины должны работать. Люди должны думать».
Девиз компании IBM
Что можно автоматизировать и зачем это делать
Автоматизировать можно любые действия, которые происходят регулярно и не требуют участия специалиста. Компании передают под управление искусственного интеллекта ежедневные бизнес и ИТ-процессы: обработку запросов заказчиков, оформление новых сотрудников, отправку счетов-фактур и др. Результатом автоматизации может стать цепочка писем, автоматическое заполнение и отправка документов, рассылка push-уведомлений, сортировка заявок и направление их в нужные отделы.
Каждая из этих задач может выполняться по определенному шаблону или алгоритму, поэтому тратить на них рабочее время сотрудников нерационально. При этом ошибки в рутинных действиях могут привести к потере данных, срывам сроков, штрафам и другим серьезным последствиям.
Специальное программное обеспечение для автоматизации помогает предотвратить проблемы, вызванные человеческими ошибками, улучшает контроль бизнес-процессов и освобождает ресурсы для более важных задач.
Вот несколько задач бизнеса, которые помогает решить автоматизация:
- снижение расходов за счет сокращения дублирующих сотрудников и оптимизации ИТ-процессов;
- увеличение производительности;
- повышение удовлетворенности клиентов;
- наведение порядка в бизнес-процессах, сокращение времени на операции;
- приведение процессов в соответствие с внутренними и внешними регламентами;
- повышение прозрачности бизнеса и упрощение контроля со стороны руководителя.
Если суммировать все перечисленное, станет понятно, что главная ошибка автоматизации бизнеса — ее полное отсутствие. Рассмотрим еще 10 серьезных ошибок, которые могут помешать развитию компании.
10 ошибок при автоматизации бизнес-процессов
- Выбирать слишком большое количество процессов для автоматизации. Чем больше процессов будет автоматизировано одновременно, тем ниже качество автоматизации. Важно правильно расставить приоритеты и выбрать то, что должно быть автоматизировано в первую очередь.
- Ставить на первое место сокращение затрачиваемого времени. Автоматизация помогает сократить время занятости сотрудников для решения рабочих задач. Однако на первом месте должно быть не это, а повышение производительности и эффективности.
- Не прислушиваться к советам ИТ-специалистов. Сотрудники ИТ-отдела могут помочь как при создании стратегии автоматизации, так и при практической реализации. Их навыки и опыт помогут извлечь максимум пользы из автоматизации бизнес-процессов.
- Прислушиваться только к советам ИТ-специалистов. В то же время не стоит относиться к процессу автоматизации как к чему-то, что требует только знаний специальных программ и опыта их внедрения. Для успешной автоматизации бизнеса необходима глубокая экспертиза и понимание происходящих в компании процессов.
- Отказываться от помощи внешних специалистов. Так как автоматизация бизнес-процессов охватывает самые разные сферы, часто компании бывает недостаточно компетенций штатных сотрудников. Правильное решение — обратиться за помощью сторонних экспертов.
- Оперировать слишком узкими категориями. Автоматизация требует задействования ресурсов компании. Поэтому решать с ее помощью только отдельные узкие задачи будет нерационально. Важно построить тактику, которая будет охватывать сразу несколько важных бизнес-процессов в компании.
- Мыслить слишком масштабно. В противоположность предыдущему пункту масштабные планы могут привести к тому, что процесс автоматизации займет слишком много времени. Некоторые процессы могут оказаться очень требовательными к качеству реализации и отнимать слишком много времени и сил. Вместо того чтобы автоматизировать их целиком, можно начать с 60–70% каждого процесса.
- Не получить поддержки со стороны руководства. Поскольку автоматизация оказывает глобальное влияние на компанию, для ее реализации необходима поддержка руководителя высокого уровня. Этот специалист должен обладать полномочиями для принятия решений в масштабах целой компании.
- Приступать к автоматизации без дорожной карты. Перед началом автоматизации важно поставить четкие измеримые цели и наметить шаги для их достижения. Успех зависит от того, насколько тщательно будут спланированы изменения и насколько гибко компания подходит к планированию.
- Считать автоматизацию способом решения всех проблем. Автоматизация действительно может помочь снизить затраты, повысить производительность сотрудников и сделать работу компании более эффективной. Однако важно понимать, что она не решит проблемы с управлением и неправильной организацией процессов. Понимание того, что именно автоматизация бизнес-процессов может и не может дать компании, защищает от разочарований и неэффективного использования данного инструмента.
Использование ESM-системы для автоматизации
Для того чтобы автоматизировать большинство сервисных процессов в современных компаниях, используют технологии ESM (Enterprise Content Management). ESM — это набор технологий, которые помогают собирать корпоративный контент, хранить его, управлять им и предоставлять к нему доступ сотрудникам компании. Под контентом подразумеваются договоры, счета, отчеты, коммерческие предложения, таблицы, презентации и другие документы, которые используются в компании. Также сюда относят переписку по email, аудио- и видеофайлы, веб-страницы и т. д.
С помощью ESM-платформы компании создают единое корпоративное пространство. Для этого система обеспечивает:
- быстрый ввод данных;
- надежное хранение контента с созданием резервных копий и разграничением прав доступа;
- фильтрацию, сортировку, категоризацию и разметку корпоративного контента;
- удобный поиск;
доступ пользователей к контенту и совместную работу над контентом; - контроль доступа;
- отслеживание версий документов.
Для выполнения такого широкого круга задач подойдет не каждая ESM-платформа. На сегодня одним из лучших предложений на рынке считается решение от SimpleOne.
ESM-платформа SimpleOne — это российское интеллектуальное решение для автоматизации бизнес-процессов. Она подходит для управления корпоративными услугами во всей организации с использованием принципов управления ИТ-услугами. Платформа от SimpleOne подходит для автоматизации ИТ-процессов, процессов в сфере управления персоналом или АХО.
Преимущества ESM-платформы от SimpleOne:
- быстрый и простой запуск, не требующий специального обучения;
- гибкий интерфейс с возможностью настройки под себя;
- технология Low Code позволяет создавать собственные приложения для автоматизации без участия профессиональных разработчиков;
- возможность распределять время на важные задачи с помощью инструментов тайм-менеджмента;
- объединение разрозненных подразделений и сервисов компании в общую корпоративную среду;
- простой и понятный интерфейс для мобильных устройств;
- возможность использовать готовые шаблоны;
- возможность масштабирования платформы по мере роста компании.
Автоматизация бизнес-процессов позволяет сократить затраты времени, денег и других ресурсов компании за счет уменьшения штата сотрудников и передачи им более важных задач. Это особенно важно для среднего и крупного бизнеса со множеством процессов, прежде всего сервисных. Чтобы ощутить все преимущества этого решения, нужно выбрать подходящую ESM-платформу. Важно, чтобы платформа для автоматизации предоставляла все необходимые инструменты для трансформации бизнеса, была гибкой и удобной в использовании. ESM-платформа SimpleOne подходит для компаний в любой сфере и любого масштаба. Это современное гибкое решение, для работы с которым не нужны специальные знания.