Электронный документооборот позволяет облегчить и ускорить многие рабочие процессы. Однако при всем разнообразии инструментов, находящихся в открытом доступе в Интернете, достаточно трудно выбрать подходящий. Например, существует целый ряд приложений, которые позволяют редактировать, сжимать, объединять и подписывать файлы в формате PDF. Сегодня мы рассмотрим одно из них – разработанное в Швейцарии приложение Smallpdf.
Набор инструментов
Smallpdf предлагает 21 инструмент для работы с файлами в формате PDF.
Сжатие PDF
Этот инструмент позволяет уменьшить размер документа в формате PDF онлайн. Отсканированные файлы можно сжать до 144 dpi, этот размер прекрасно подходит для загрузки в Интернет и отправки по электронной почте. Ограничение по размеру загружаемого файла составляет 5 ГБ, что позволяет работать с достаточно большими объемами.
Конвертер PDF
С помощью конвертера можно преобразовывать файлы в формат PDF и обратно. Приложение работает с форматами Word, Excel, PPT, JPG, а также GIF, BMP, PNG и TIFF. Обратная конвертация преобразует документы из формата PDF в Word, Excel, PPT или JPG – Smallpdf всегда создает именно JPG файлы, даже если изображения в документе изначально были в других форматах. Для успешной конвертации файлов PDF в другие форматы платформа сотрудничает с ведущим на рынке разработчиком Solid Documents.
Редактор PDF
Редактор PDF позволяет добавлять текст, изображения, фигуры или рисунки в файл PDF.
Интерфейс здесь также довольно прост в использовании – достаточно загрузить документ в формате PDF – и его можно редактировать с помощью панели инструментов.
Удаление страниц из PDF-файла
С помощью этого инструмента можно легко менять местами, поворачивать или удалять страницы. Для этого остаточно загрузить файл в рабочую область, а затем выбрать и удалить из него ненужные страницы, просто наведя на них курсор и нажав на значок корзины.
Нумерация страниц в PDF-файле
Этот инструмент позволяет пронумеровать страницы документа PDF всего за несколько щелчков мыши – на выбор предлагаются верхний и нижний колонтитулы.
Поворот PDF-файла
Данный инструмент позволяет поворачивать PDF-файл вправо, влево или вверх ногами – столько страниц, сколько требуется.
Объединение PDF-файлов
Чтобы объединять несколько PDF-файлов в один документ, достаточно загрузить страницы в рабочую область, разместить их в нужном порядке — или удалить отдельные страницы – и нажать кнопку «Объединить PDF». Кроме того, этот инструмент позволяет добавить дополнительные PDF-файлы и объединить все в один документ.
Разделение PDF-файла
Данный инструмент позволяет моментально разделять PDF-файлы на отдельные страницы или извлекать определенные страницы и сохранять их как новые документы PDF. Также здесь можно добавить страницы из нескольких файлов PDF. Здесь есть удобна функция предварительного просмотра, в которой можно выбирать нужные страницы, прокручивая мышкой, или просто введя номера страниц, которые надо извлечь.
Подписание PDF-файлов
С помощью инструмента eSign можно без труда добавлять подписи в документ. Данный инструмент предлагает возможность ставить метки времени, совместимые с eIDAS, хронологически отслеживать подписание разными участниками и, самое главное, приглашать других поставить электронную подпись на документе. В инструменте eSign можно одновременно запросить электронную подпись у 100 человек максимум. Все указанные участники получат письмо со ссылкой, пройдя по которой они смогут подписать документ в формате PDF – для этого им нужен лишь доступ в Интернет.
Снятие защиты с PDF
Достаточно загрузить защищенный паролем файл PDF в приложение, и с него в считанные секунды будет снята защита. Тем не менее, если у файла сложное шифрование, то открыть его можно будет только после ввода правильного пароля.
Защита PDF
Данный инструмент, напротив, позволяет защитить файлы PDF паролем, который нельзя удалить. Для этого достаточно загрузить файл, установить пароль и скачать зашифрованный документ. Пароли удаляются из облака сразу после завершения работы с файлом. Кроме того, пароль от Smallpdf действительно сложно расшифровать с обычного компьютера.
Подписка
Чтобы работать с файлами в приложении Smallpdf, не нужно ничего скачивать или устанавливать на свое устройство. Smallpdf – это браузерное приложение, которое одинаково хорошо работает во всех популярных браузерах: IE, Firefox, Chrome и Opera.
Кроме того, это приложение подходит для любой платформы вне зависимости от операционной системы – Mac, Windows и Linux.
Но, разумеется, пользователям предлагаются разные типы подписок (как платные, так и бесплатная), которые дают подписчикам разные возможности.
Бесплатная версия предлагает доступ ко всем инструментам в приложении, но только к базовому функционалу. Также она позволяет обрабатывать не более двух документов в день.
В платной версии Pro доступна обработка любого количества документов, клиентская поддержка, хранение файлов в облаке. Также она предоставляет доступ к расширенным функциям инструментов (например, возможности уменьшения документа на 75%, а не на стандартные 40%, и цифровая защитная печать на подписях). Кроме того, существуют версии для групп пользователей и для бизнеса.
Безопасность
Работа с PDF-файлами происходит на облачных серверах Smallpdf, другими словами, ресурсы компьютера, ноутбука или другого устройства пользователя и не расходуются. При этом все процессы и файлы на каждом этапе работы защищены SSL-шифрованием. Такой уровень безопасности гарантирует конфиденциальность документов и электронных подписей – никто посторонний не получит к ним доступ. Кроме того, из соображений безопасности Smallpdf хранит файлы, выгруженные на серверы приложения, не более часа.
Разумеется, Smallpdf – одно из многих приложений на рынке, и бесплатная версия, ограниченная двумя документами в день, больше подходит для разового пользования, чем для регулярной работы. Месячная подписка Pro дает возможность пользоваться всем функционалом инструментов без ограничений. В целом уровень безопасности приложения одинаково высокий для всех пользователей, что позволяет не волноваться об утечках данных.