Обучение и адаптация — задачи, которые стоят перед HR в любой компании. Онбординг уменьшает текучку и позволяет новичкам быстро включиться в работу. Когда идёт массовый наём, то вводить в курс дела и обучать каждого сотрудника становится сложно. В этот момент стоит задуматься, как лучше оптимизировать процесс онбординга. Если этого не сделать, компания будет нести большие потери в процессе приёма и адаптации новых сотрудников.
Согласно исследованию Bersin (подразделение Deloitte, отвечающее за HR-бенчмаркинг):
- 4% новых сотрудников покидают компанию после первого же «ужасного», по их словам, дня работы.
- 22% новых сотрудников покидают компанию в течение первых 45 дней.
- Потери компании при уходе сотрудника в первый год превышают затраты на его же зарплату в три раза.
Почему возникают проблемы с онбордингом
Как правило, самые частые проблемы в процессе адаптации возникают из-за несогласованной и нерегламентированной работы HR-отдела:
- Сотрудники HR-отдела не передают менеджерам информацию об ожиданиях и характеристиках кандидата.
- Отсутствует чёткий пошаговый план проведения онбординга, результат зависит от загруженности конкретного менеджера и его желания провести онбординг.
- Отсутствует письменное закрепление правил, ценностей, корпоративных стандартов. В результате сотрудникам приходится самим догадываться, что происходит в компании и как правильно действовать в том или ином случае.
- Регламентируется любое действие, что приводит к огромному количеству неструктурированных документов и описанных правил.
Инструменты автоматизации онбординга
Автоматизация онбординга является одним из способов повысить его эффективность. Зачастую идёт автоматизация сразу всего HR-отдела, иногда она затрагивает несколько отделов или даже всю компанию.
Согласно исследованию Help Desk Institute, в котором приняли участие 363 организации разных сфер и размеров, с 2014 по 2018 год процент компаний, использующих решения для автоматизации работы сервисных отделов, увеличился с 68 до 84%. Из них 58% компаний используют решения для автоматизации работы HR-отдела.
Для автоматизации компании часто используют точечные решения:
- HR-боты в мессенджерах и онлайн-квесты. В первый день сотрудник получает инструкцию, как пользоваться HR-ботом, и сам проходит через основные этапы онбординга, получая рекомендации и задания от бота.
- Сервисы для оценки удовлетворённости. Используются для того, чтобы отслеживать, насколько новому сотруднику комфортно в компании в первые дни работы. Используя только это решение, есть вероятность получить недостоверную информацию об удовлетворённости сотрудников. В некоторых случаях люди чувствуют себя некомфортно, но не готовы об этом сказать.
- Рассылка контента. Сотрудник постепенно получает адаптационные материалы, релевантные его роли, на почту. Удобно тем, что нет лишних бумаг, нет передозировки информацией, ведь она поступает постепенно.
Но одно лишь внедрение HR-бота или настройка рассылки писем не сможет решить все проблемы с адаптацией новых сотрудников.
Проблема комплексности онбординга и ESM-системы
Точечных HR-решений недостаточно, потому что онбординг – комплексный процесс, который решает не только задачи HR, но и задачи как минимум следующих подразделений:
- ИТ-отдела: создание пользователя, наделение его правами, подготовка и выдача компьютера, установка нужных программ, доведение до пользователя инструкций по работе в ИТ-системах.
- Отдела бухгалтерии: внесение сотрудника в учётную систему, оформление приказа, заполнение трудовой, формирование отчётов для налоговой.
- Отдела безопасности: определение требуемого уровня прав доступа в различных системах, заведение сотрудника в СКУД, подготовка и выдача пропуска.
- АХО: выделение рабочего места в офисе, подготовка мебели и розеток, обеспечение сотрудника канцтоварами.
Чтобы такой сервис, как активация нового сотрудника, был качественным и оперативным, требуется слаженная работа множества сервисных подразделений. Автоматизация и контроль процессов таких подразделений в единой системе записи позволят создать все необходимые условия для проведения онбординга. В этом помогают ESM-системы.
ESM-системы позволяют повысить эффективность работы сотрудников за счёт выстраивания прозрачных сквозных бизнес-процессов, в результате:
- во многих случаях пользователь может самостоятельно решить проблему. В случае когда это невозможно, пользователь знает, куда обратиться, и может отслеживать обновления по своему запросу;
- поставщик услуги получает удобный инструмент для приоритезации задач и назначения их соответствующим сотрудникам, а также возможность автоматизировать рутинные процессы;
- владелец услуги может настроить автоматические отчёты, чтобы отслеживать эффективность работы, оптимизировать её и создавать положительный опыт.
Автоматизация онбординга с SimpleOne
SimpleOne — российская ESM-платформа, предлагающая решения для автоматизации ключевых отделов компаний, таких как ИТ (ITSM-система), HR, АХО, юридический сервис и т. д.
На платформе представлены инструменты Low и No Code, которые позволяют адаптировать платформу под нужды своей компании без дополнительных вложений в разработку.
SimpleOne управляет всем процессом приёма и адаптации сотрудников. Вы можете сконцентрироваться на том, чтобы выстроить стратегию адаптации новых сотрудников, а рутинные задачи оставить платформе SimpleOne.
Инструменты аналитики помогают понять, насколько эффективны новые средства адаптации и как на них реагируют участники процесса, какие конкретно аспекты стоит совершенствовать, а какие не нуждаются в доработках.
Платформа даёт возможность использовать интуитивно понятные контрольные списки, управлять задачами и распределять их по нескольким отделам. Также можно выстроить цепочку распространения контента для новых сотрудников, включающую приветственные видеоролики, полезную информацию на основе ролей и многое другое. Когда новый сотрудник появляется в первый день на работе, SimpleOne автоматически предлагает менеджеру по найму активировать учётные данные сотрудника, завершив процесс приёма.
Какие бизнес-задачи можно решить
Платформа SimpleOne помогает решать бизнес-задачи и проблемы в управлении персоналом:
- Снижает текучку сотрудников за счёт оптимизации процесса онбординга.
- Оптимизирует затраты на адаптацию сотрудника за счёт автоматизации обучения.
- Улучшает пользовательский опыт новых сотрудников на старте работы в компании.
- Даёт возможность принимать решения на основе аналитики: отслеживать вовлечённость, процент прохождения обучения и тестов, степень влияния тех или иных мероприятий на текучку сотрудников.
Заключение
Адаптация — важная часть жизненного цикла сотрудника в компании. Если в первые дни в компании человек чувствует себя комфортно, если ему понятны культура и процессы компании, то он быстрее войдёт в должность и начнёт эффективно работать. Поэтому важно иметь стратегию адаптации, важно оптимизировать этот процесс. Платформа SimpleOne помогает автоматизировать онбординг, повысить его качество и снизить затрачиваемые на него ресурсы.